Erfa-Tagung „Kirchliche und Klostergästehäuser“ in Meschede

„Die Menschen verbringen ihren Dritturlaub gerne bei Ihnen im Kloster. Auch wenn das Bildungsbürgertum natürlich über Geld verfügt, darf der Dritt- und Vierturlaub trotzdem nicht mehr so viel kosten. Deswegen geht man gerne in die Jugendherberge oder das Klostergästehaus.“ Diesen und anderen Ausführungen des Referenten Norbert Krause von der Bildungsstättenberatung Krause und Böttcher in Nürnberg lauschten die 14 Teilnehmerinnen und Teilnehmer der MDG-Erfa-Tagung „Kirchliche und Klostergästehäuser“ in der Benediktinerabtei Königsmünster in Meschede gebannt. Der Referent machte allen Mut, bei den Preisen für Übernachtung und Verpflegung nicht zu vorsichtig zu sein. Schließlich solle ja auch der Gästebereich Einkünfte für das Kloster, die Gemeinschaft oder aber auch den kirchlichen Träger abwerfen.

Durch geschickte Vorausplanung Neukunden gewinnen

Um Neukunden zu gewinnen, schlug er vor, sich für die Folgejahre vorab „Neukundenfenster“ einzutragen, möglichst in attraktiven Zeiträumen, in denen ein Aufenthalt im Kloster oder Tagungshaus gerade für Neukunden interessant ist (Pfingst- oder Sommerferien, bestimmte Feiertage mit Brückentag etc.). Lieber sollte man einem Stammgast, der für diesen Zeitraum anfragt, absagen und mit ihm einen anderen Termin finden. Stammkunden seien in der Regel wesentlich flexibler als Neukunden. Bei letzteren habe man nur eine einzige Chance.

„Geben Sie Neukunden die Möglichkeit, zu attraktiven Zeiten zu buchen.“

„Planen Sie auch bewegliche Schließtage ein, an denen Sie zunächst keine Belegung annehmen, führte Herr Krause weiter aus. „Dadurch bündeln Sie Ihre Belegung und konzentrieren sie auf die übrigen Zeiträume. Das ist besser als eine dauerhaft geringe Belegung zu akzeptieren.“ Auf diese Weise würden die Kapazitäten während der Belegungszeiten stärker ausgelastet – konkret auch Personal, Küche sowie Gästeräume – und die Zeiten mit geringer Belegung minimiert. Bei weiteren Anfragen könne man dann nach und nach auch die beweglichen Schließtage opfern. Ansonsten sei während dieser Zeit eben Betriebsurlaub, auch mal spontan für alle, oder sie werde für Renovierungen und Aufräumarbeiten genutzt.

Wertvoller Erfahrungsaustauch

Humorvoll ging es nicht nur am Abend in der gemütlichen Gaststube „Oase“ bei spontaner Klaviermusik und vielen Anekdoten aus den Gästehäusern zu. Die „Oase“ ist eines der beiden Gästehäuser der Benediktinerabtei Königsmünster in Meschede. Auch tagsüber wurden Erfahrungen und Erkenntnisse ausgetauscht. So sollte zum Beispiel bei dauerhaft erkranktem Personal unbedingt der Medizinische Dienst der Krankenkassen (MDK) hinzugezogen werden, um zu prüfen, welche Arbeiten für die angestellte Person noch zumutbar sind. Dann muss im Einzelfall entschieden werden, ob und in welcher Form eine Weiterbeschäftigung sinnvoll ist. Doch bei allem Ernst des Geschäfts kam natürlich auch die Freude an der Arbeit in den Gästehäusern nicht zu kurz.

Die MDG möchte sich an dieser Stelle im Namen der Erfa-Gruppe, also den Leiterinnen und Leitern aus 13 verschiedenen Gastbetrieben, bei der Gastgeberin Kim Strotkemper sowie den Patres und Brüdern des Orden für die Gastfreundschaft in der Abtei Königsmünster bedanken. Alle Teilnehmer haben die drei Tage bei intensiven Gesprächen, Gottesdienstfeiern, Erfahrungsaustausch, Fortbildung zum Belegungsmanagement und Besichtigung des ansprechenden Forums mit überaus moderner Küche sehr genossen.

„Den Aufenthalt in Königsmünster, besonders in einer sehr gut harmonisierenden Gruppe gläubiger Menschen, können wir nur empfehlen.“

Die nächste Tagung findet im Kloster Marienstern in Mühlberg an der Elbe bei Pater Alois Andelfinger, CMF statt.

Bernhard Meiners, Moderator der Erfa-Gruppe und Unternehmensberater bei der MDG, Kontakt: 089/54 58 89-17 oder per E-Mail an meiners(at)mdg-online.de