KOMMUNIKATIONSBERATUNG

Erarbeitung eines Kommunikationskonzepts für Veränderungsprozesse

Kommunikation lautet das Zauberwort für erfolgreiche Veränderungsprozesse auf allen Unternehmensebenen. Sie ist eine Querschnittaufgabe und muss unter Umständen über eine Vielzahl eigenständiger Themen und Projektgruppen hinweg angedacht sein und funktionieren, sonst droht ein Vorhaben zu scheitern, bevor das übergreifende Ziel erreicht ist. Um dem entgegenzuwirken, hat die MDG eine Vorgehensweise entwickelt, die sich in der Praxis bewährt hat und individuell an den Kundenwunsch angepasst werden kann. Schritt 1 ist eine fakultative Empfehlung der MDG, die sich unserer Erfahrung nach aber positiv auf die Umsetzung Ihres Projektes auswirkt – und das ist ja bereits ein zentrales Kommunikationsziel.

Gründung des Kommunikationsbeirats

Unter der begleitenden Beratung durch die MDG wird ein möglichst seismografisch besetzter „Beirat für Kommunikation“ gebildet. Wir helfen bei der Auswahl geeigneter Personen und der Klärung seines Auftrags. Ziel dieser Gruppe ist eine kritische Zwei-Wege-Kommunikation, die die breite Beteiligung und nachhaltige Akzeptanz im Team fördern soll. Der Beirat leistet zu einzelnen Punkten im Laufe der Konzeptentwicklung Zuarbeit und gibt Rückmeldungen aus Sicht der Anspruchsgruppen. Die MDG moderiert die Beiratstreffen, bietet fachliche Impulse und fixiert transparent und verständlich die Projektergebnisse.

Status Quo und Bedarfsanalyse

Die MDG definiert auf Basis des vom Kunden überlassenen Materials und eigener Recherche die Ausgangssituation, macht Ihre bisherige Vermittlungsstruktur sichtbar und analysiert den tatsächlichen Kommunikationsbedarf. Den derzeitigen Stand und Bedarf evaluieren wir - je nach Situation vor Ort - mithilfe von Fragebögen und Diskussionen in „Fokusgruppen“. Die Teilnehmer und der Fragen-Katalog werden in Abstimmung mit Projektleitung und Steuerungsgruppe festgelegt. Aus der anonymisierten Auswertung ergeben sich die wichtigsten Anhaltspunkte für Strategie, Ziele, Struktur, Akteure, Kanäle und Maßnahmen.

Erarbeitung einer Kommunikationsstrategie

Alle Beteiligte legen sich während der Beratungsphase auf eine erfolgsorientierte Strategie fest, benennen Schlüsselakteure für die Durchführung und definieren (künftige) Zielgruppen sowie deren Erwartungen und Bedürfnisse. Daraus ergeben sich Kanäle und Maßnahmenbündel für kurz-, mittel- und langfristige Zieletappen des Projekts. Die weitere Kommunikationsarbeit sowie die entsprechend notwendige Taktik bauen hierauf auf. Ziel ist, dass die Führungskräfte und Etappenverantwortlichen den Beitrag der Projektkommunikation als Mittel zum Erfolg der definierten Ziele anerkennen und weitergeben.

Beginn der Umsetzung und Implementierung

Die MDG formuliert Handlungsempfehlungen für ein anwenderfreundliches Controlling der Maßnahmen basierend auf den Kommunikationswegen des Kunden innerhalb des Projekts und seines Unternehmens. Die interne und externe Projektkommunikation ist klar festgelegt bzw. neu errichtet. Voraussetzung für die weitere Kommunikationsarbeit ist die gemeinsam definierte kommunikative Leitidee für das jeweilige Vorhaben sowie das Commitment des Kunden gegenüber dem Projekt. Die MDG-Berater begleiten den Prozess mit geeigneten Methoden und geben den geeigneten fachlichen Input zu den einzelnen Schritten.

Das MDG-Versprechen/Projektorganisation

Während der Beratungs- und Umsetzungsphase steht Ihnen die MDG als Prozessbegleitung bei Fragen und Durchführung Ihres Projektplans zur Seite. So geben wir Ihnen alle Werkzeuge und Lernfelder an die Hand, die Sie für eine erfolgreiche Kommunikation in der Projekt- und Linienarbeit benötigen. Die Schnittstellen und Handlungsempfehlungen hierzu werden in der begleitenden Beratung bearbeitet. Der Projektplan wird bei der Präsentation vor Ort noch um konkrete Daten und weitere Termine erweitert.

Als Projektleitung steht der MDG seitens des Kunden ein inhaltlich verantwortlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Die MDG wiederum stellt Ihnen zwei in der Regel interdisziplinär besetzte Berater an die Seite, die die jeweiligen Diskussionen moderieren und Kommunikationsziele schriftlich festhalten. Die darüberhinausgehende begleitende Beratung erfolgt je nach Bedarf. Die Projektergebnisse werden regelmäßig dokumentiert, den Entscheidungsgremien präsentiert und abschließend fixiert.

Zeitrahmen und Übergabe

Der zeitliche Ablauf passt sich individuell den jeweiligen Kundenbedürfnissen an und richtet sich nach den eventuellen Fixpunkten im geplanten Projekt, beziehungsweise den gemeinsam festgelegten Meilensteinen. Die projektbegleitende Beratung beginnt unmittelbar nach Auftragserteilung, wobei die MDG Konzeption und Steuerung übernimmt. Abstimmungsgespräche, Zwischenberichte und Präsentationen verdeutlichen den Prozess. Am Ende der Erarbeitung eines Kommunikationskonzeptes für einen Veränderungsprozess steht auf Wunsch ein Treffen mit einzelnen Akteuren, bei dem die Wirksamkeit der entwickelten Strategien ausgewertet wird.