Unternehmen, Einrichtungen und Institutionen, die Prozesse und Maßnahmen zur Digitalisierung bisher auf die lange Bank geschoben hatten, traf ihr Verzug im vergangenen Jahr heftig. Zwischen Homeoffice und Zukunftssorgen für Workflow zu sorgen – eine Herausausforderung! Vieles hat sich inzwischen etabliert, technische Hürden wurden bewältigt. Diesen Digitalisierungsfortschritt gilt es nun zu nutzen und in weiteren Bereichen auszubauen.

Hier ein Leitfaden zur Digitalisierung in 6 Schritten:

1. Auswahl von Prozessen
   Wenn Sie mit der Digitalisierung einzelner, relevanter Prozesse in Ihrem Unternehmen beginnen, die bei den Mitarbeitern für Verbesserungen führen, ist der Einstieg geschafft. Welche Geschäftsprozesse sind erfolgsentscheidend? Überprüfen Sie, wo sich durch Digitalisierung die Effizienz bestmöglich steigern lässt und die Implementierung am meisten rechtfertigt. Damit legen Sie den Grundstein für Veränderung in Ihrem Unternehmen.
2. Definierung konkreter Ziele
   In welchen Bereichen bestehen durch manuelle und analoge Tätigkeiten die größten Ineffizienzen? Welche messbaren Prozessbeschleunigungen und Kostenreduzierungen sind dort erreichbar? Analysieren Sie Ihre Geschäftsbereiche und definieren Sie Funktionalitäten hinsichtlich Geschäftsanforderungen, Integrationspunkte und zu erwartender Ergebnisse. Auch behördliche und rechtliche Auflagen sollten neben Geschäftszielen berücksichtigt werden – diese sind häufig große Zeitfresser.
3. Werbung mit ROI-Analyse
   Mit einer Berechnung des Return-on-Investment legen Sie dar, wann und wie sich der Aufwand der Digitalisierung rentieren wird. Auf Grundlage der Prioritäten im Unternehmen können Sie die Vorteile Ihrer Pläne aufzeigen und Mitarbeiter und Unternehmensführung von der Dringlichkeit überzeugen.
4. Zusammenstellung eines Teams
   Stellen Sie ein kleines funktionsübergreifendes Team zusammen, in dem alle Abteilungen integriert sind und informieren Sie über Technologien, bevorstehende Veränderungen, Meilensteine und Ergebnisse des Unternehmens. Ein grober Projektplan schafft Vertrauen und Transparenz – die Einbeziehung von Menschen in die Veränderungen ist erfolgsentscheidend. Kommunizieren Sie, was in der Firma Bestand hat und nicht verändert wird, das sorgt zusätzlich für Sicherheit. Das angstbehaftete „Beenden“ wird so in ein positives „Beginnen“ umgewandelt und Hürden abgebaut.
5. Das Wichtigste sind die Mitarbeiter
   Neue zur Verfügung gestellte Abläufe und Applikationen sind wertlos, wenn keine Bereitschaft da ist sie zu nutzen. Binden Sie die Mitarbeiter von Beginn an mit ein, sodass sie mit den Systemen vertraut sind und die Vorteile kennen. Mit Schulungen fördern Sie eine breite Akzeptanz und Nutzung und vermeiden Abwehrreaktionen. Die Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, deshalb sollten die Mitarbeiter über Metadaten entscheiden dürfen. Nichts ist störender, als die tagtägliche Suche nach Dokumenten des Unternehmens.
6. Veränderung als stetiger Prozess
   Bei Umwandlungen kommt es immer mal vor, dass Prozesse nach einer kurzen Hochphase wieder versanden. Kurzfristige Teilerfolge sollten deshalb immer weiterentwickelt werden, sodass der Schwung erhalten bleibt. Schrittweise können weitere Prozesse und Arbeitsweisen digitalisiert und verändert werden – und die Lösung von konkreten Problemen verankert sich als neue Unternehmenskultur.

Aller Digitalisierungsprozesse Anfang muss nicht unbedingt schwer sein. Wir begleiten Sie gerne auf diesem Weg. Melden Sie sich bei uns, für jedes individuelle Problem finden wir Lösungen.

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