Noch immer arbeiten viele Menschen Corona-bedingt tageweise im Homeoffice, der Büroalltag ist reglementiert und wer Kinder hat, muss nebenher noch mit Homeschooling und reduzierten Betreuungszeiten jonglieren. Waren Arbeit und Freizeit bis vor einigen Monaten noch klar getrennte Bereiche, sind viele Grenzen nun verschwommen. Doch ohne räumliche und zeitliche Distanzierung fällt es uns schwerer, während der Arbeitszeit produktiv zu arbeiten und im Privatleben abzuschalten. Wer den Eindruck hat, zu viele Verpflichtungen gleichzeitig zu haben und ihnen nicht gerecht zu werden, häufig Termine oder Aufgaben vergisst oder abends im Feierabend gedanklich bereits den nächsten Tag plant, für den stellen wir im folgenden Getting Things Done vor: eine derzeit beliebte Methode für besseres Selbstmanagement, 2001 entwickelt vom US-Amerikaner David Allen.
Grundidee der GTD-Methode ist es, alle Aufgaben schriftlich festzuhalten. Dadurch ist es nicht mehr nötig, sich alles zu merken, und nichts wird vergessen, was gegen das schlafraubende Grübeln oder innere Unruhe helfen soll. Das menschliche Gehirn kann sich besser an Unerledigtes als an Erledigtes erinnern. Durch unerledigte Aufgaben fühlen wir Menschen uns belastet – das Gehirn wiederum verwendet noch zusätzlich Energie darauf, dass wir diese nicht vergessen, sondern im Hinterkopf behalten. Ein doppelter Stressfaktor, für den es Abhilfe zu schaffen gilt.
So funktioniert GTD
1. Sammeln: Sämtliche Aufgaben, auch Kleinigkeiten notieren
Alle Aufgaben, Ideen und Termine sammeln und schriftlich festhalten – berufliche wie private. Das kann nach eigener Präferenz analog oder digital geschehen, wichtig ist nur, neue Tasks direkt hinzuzufügen. Durch die Verschriftlichung vertraut das Gehirn darauf, dass keine Aufgabe verloren geht und kann sie vergessen. Stichwort: den Kopf frei bekommen.
2. Verarbeiten: Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnen
Alle Notizen und Aufgaben gehören gesichtet, verarbeitet und sortiert. Jeder Aufgabe wird eine Dringlichkeit oder Wichtigkeit zugeordnet. Diese Methode hilft Ihnen, sich klarzumachen, was als nächstes zu tun ist und was noch Zeit hat. Dabei helfen Entscheidungskriterien zur Priorisierung, die je nach Person oder Kalenderwoche anders aussehen können.
– Welche Aufgabe erfordert Ihre volle Konzentration?
– Was ist der nächste Schritt?
– Gibt es nahende Deadlines?
– Was hat noch Zeit, was nicht?
Besonderer Tipp: Aufgaben, für deren Erledigung weniger als zwei Minuten nötig sind, direkt bearbeiten und gar nicht erst einsortieren.
3. Organisieren: Die nächsten 3 Tage planen
Indem Sie mit einem Kurzzeitraum von drei Tagen planen, können Sie wichtige Aufgaben priorisieren und unwichtigere verschieben. Bei einer Heute-Morgen-Übermorgen-Gliederung sehen Sie, ob Sie mehr oder weniger drängende Aufgaben als Zeit haben. Im letzten Fall bedeutet dies Freiräume und Pufferzeiten. Arbeiten Sie mit Listen und Schritten, z. B. „Fällig“, „Kommende Woche“, „Irgendwann“. Sind bestehende Aufgaben sortiert, sollten Sie sich in der festgelegten Zeit darauf konzentrieren, diese abzuarbeiten. Größere Projekte in Teilschritte und Abschnitte zerlegen, so bleiben sie übersichtlich.
4. Durchsehen: Einen Wochenplan einführen
Durch Organisation steigt nicht automatisch die Produktivität. Es ist wichtig, die eigenen Listen regelmäßig zu sichten, um die nächsten To Do’s zu definieren. Die Einführung eines persönlichen Wochenplans unterstützt Sie dabei, allen Aspekten Ihres Lebens gerecht zu werden. Einmal die Woche wird nach der GTD-Methode ein Rückblick durchgeführt. Hierzu notieren Sie z. B. vor dem Wochenende nochmal alle Ideen, laufende Aufgaben werden geprüft und eventuell neu gewichtet, bei delegierten Tasks einmal bei den zuständigen Mitarbeitern nachhaken.
5. Erledigen: Getting the things done.
Was ist heute wichtig? Wie viel Zeit ist verfügbar und wann? Es macht Sinn, den eigenen Biorhythmus zu beobachten und diesen in die eigene Aufgabenplanung und -organisation einfließen zu lassen. Unser Energielevel verändert sich über den Tag. Ist Ihre volle Leistungsfähigkeit gefragt, platzieren Sie diese Aufgabe in einen für Sie günstigen Tagesabschnitt. Morgenmensch oder Nachteule? Sie sparen eigene Energie, wenn Sie Ihre persönlichen Tageshochs und -tiefs kennen. Denken Sie auch kontextbezogen: Belasten Sie sich im Büro nicht mit privaten Besorgungen, die getätigt werden müssen. Wenn Sie beim Arzt im Wartezimmer sitzen und deswegen nicht telefonieren können, checken Sie dort keine anstehenden Anruflisten, sondern nur E-Mails. Und haben Sie nur noch ein Zeitfenster von 20 Minuten, wählen Sie eine kurze Aufgabe und beginnen nicht mit einer umfangreichen Budgetplanung.
Die Vorteile von GTD
Die GTD-Methode soll durch Organisation und Priorisierung dabei helfen, produktiver zu arbeiten und dadurch Stress durch Druck oder schlechtes Zeitmanagement zu eliminieren. Indem man die eigene Zeit strukturiert und sinnvoll nutzt, sollen Freiräume und Zeit für Entspannung geschaffen werden. Langfristiges Ziel ist eine Work-Life-Balance, in der sämtliche Lebensbereiche gleichermaßen erfüllt und erfüllend sind.
Noch nie von GTD gehört, aber neugierig darauf? Oder bereits daran versucht, aber gescheitert? Mit Coachings und Beratung in Organisationsentwicklung und Selbstmanagementfinden wir eine Lösung für Sie. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns darauf, Sie mit unserer Expertise kompetent zu begleiten.
Ihr Kontakt:
Barbara Kothe
MDG Medien-Dienstleistung GmbH
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