Oft knirscht es ganz gewaltig im Getriebe, wenn zwei autarke Organisationen miteinander fusionieren und sich zu einer Einheit verbinden sollen. Meist ist es ein langer Weg, den man gemeinsam und mit profunder Vorbereitung bestreiten muss, um erfolgreich aus diesem Change Prozess hervorzugehen. Die MDG begleitet das Bischöfliche Generalvikariat Essen und Hauptabteilungsleiter Stefan Hergemöller seit langem als Berater in vielen Bereichen. So auch bei einer in Deutschland bisher einzigartigen Fusion: der Zusammenlegung der Personal- und Gehaltsverwaltungen des Generalvikariats und der Caritas.

Synergien voll ausschöpfen
Zwei Gehaltsabteilungen zusammenführen in einem gemeinsamen Personaldezernat hört sich nach einer vorteilhaften Entscheidung an, dachte Stefan Hergemöller, als er Ende 2016 über Verträgen und Teamentwicklungsmaßnahmen brütete. „In Kirchen wird auf finanzieller Ebene nicht grenzübergreifend genug gedacht, dabei sind Verwaltungsaufgaben vielerorts vergleichbar.“ Als Wohlfahrtsverband der katholischen Kirche steht die Caritas für dieselben Werte wie das Ordinariat, verfolgt aber nicht per se die gleiche inhaltliche Ausrichtung. Von Außenstehenden werden die Einrichtungen jedoch meist als Einheit verstanden, deswegen wollte Stefan Hergemöller sie mit Hilfe der MDG zusammenführen und Synergien nutzen: „Die Mitarbeitenden eines Altenheims haben Erfahrung und Verständnis für pastorale Aufgaben. Warum sollten Pastoral und Caritas dann nicht gemeinsam Ideen entwickeln? Gerade aus betriebswirtschaftlicher Sicht ergibt es Sinn, macht unsere Verwaltung effizienter und spart Kosten.“

Geräuschlos und effizient
Die vorhandenen Abteilungen zeichneten zu Beginn vor allem ihre Unterschiede bei Arbeitsabläufen und Computerprogrammen aus, und auch die Reise-, Urlaubs- und Arbeitszeitregelung musste aufeinander abgestimmt werden. Für eine reibungslose Integration der Caritas in die bestehenden Abläufe des Ordinariats entwickelte die MDG deswegen übergreifende Prozesse und Maßnahmen für das Personalmanagement. Künftig sollten Aufgabenverteilung und Vertretungen klarer und Aspekte des Tagesgeschäfts vereinfacht und standardisiert werden. Es brauchte aber Geduld, bis die Umstellung gelang, musste das neue Team doch erst zusammenwachsen. „Nach etwa einem Jahr war der Weg geebnet und organisatorische Entscheidungen getroffen und vollzogen“, so Stefan Hergemöller. „Unter der intensiven Mitarbeit aller Beteiligten brachte uns die MDG bei, voneinander zu lernen, Zuständigkeiten neu zu ordnen und ein Team zu bilden – und das bei laufendem Betrieb!“

Die MDG führte u. a. Vertretungsregelungen unter Berücksichtigung der hohen Diversität der einzelnen Handelnden, technischer Ausstattungen und der Arbeitsvolumina ein. Mit gezielten Moderationen leiteten die Berater die Mitarbeitenden dabei an, ihr neues Arbeitsfeld selbst zu gestalten. Dabei begegneten sie auch zwischenmenschlichen Belangen, die bei der Verschmelzung von zwei unabhängigen Organisationen zu erwarten sind. Damit der Prozess langfristig gelingt, fanden zusätzlich Führungskräfte-Coachings statt. Dank erfahrener Projektbegleitung stand in Essen am Ende eine geglückte Fusion mit reduziertem Personalaufwand, einer gemeinsamen IT und klaren, an Ressourcen und Auftrag angepassten Strukturen. Um den Erfolg auch nachhaltig zu sichern, wurden bereits Folgemaßnahmen in die Wege geleitet.

Das Happy End der vorgestellten Fusion hat Sie inspiriert? Unsere Berater unterstützen auch Ihren Organisationsentwicklungsprozess kompetent mit ihrer Expertise.

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Barbara Kothe
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